Este Acuerdo de Procesamiento de Datos (en adelante, “DPA”) forma parte integrante de los Términos y Condiciones y de la Política de Privacidad. Regula las obligaciones de Solus SpA (en adelante, “Encargado”) cuando trata datos personales por cuenta y orden del cliente contratante de la plataforma (en adelante, “Responsable”), conforme a la Ley 19.628, la Ley 21.719 (en lo que resulte aplicable), y mejores prácticas internacionales.
1. Definiciones
- Datos Personales: cualquier información sobre una persona natural identificada o identificable, tratada por Solus por cuenta del Responsable.
- Titular: la persona natural a quien se refieren los Datos Personales.
- Tratamiento: cualquier operación realizada sobre los Datos (recolección, almacenamiento, modificación, consulta, comunicación, eliminación, etc.).
- Sub-encargado: tercero contratado por Solus para tratar Datos por cuenta del Responsable (cloud, pasarelas, email transaccional).
- Incidente: evento que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos.
2. Objeto, naturaleza y duración del tratamiento
Solus tratará los Datos Personales exclusivamente para ejecutar la prestación contratada (operación del SaaS, soporte, facturación, seguridad y obligaciones legales), durante la vigencia de la suscripción del Responsable y por los plazos de retención posterior descritos en la Política de Privacidad.
3. Categorías de datos y de titulares
- Categorías de Datos: identificación (nombre, RUT cuando aplica), contacto (correo, teléfono), datos transaccionales, preferencias, identificadores técnicos.
- Categorías de Titulares: clientes finales del Responsable, contactos comerciales, empleados del Responsable autorizados a operar la plataforma.
- Solus no trata categorías especiales (salud, opiniones políticas, datos biométricos) salvo que el Responsable los ingrese voluntariamente, en cuyo caso el Responsable garantiza haber recabado el consentimiento correspondiente.
4. Instrucciones documentadas
Solus tratará los Datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable, que se entienden contenidas en estos documentos y en la configuración que el Responsable realice dentro de la plataforma. Cualquier instrucción adicional que contradiga la legislación vigente o el alcance del servicio podrá ser rechazada por Solus, previa notificación al Responsable.
5. Obligaciones de Solus
- Tratar los Datos únicamente para los fines acordados y conforme a las instrucciones del Responsable.
- Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los Datos (cifrado en tránsito y en reposo cuando corresponda, control de accesos, registros de auditoría, respaldos, gestión de vulnerabilidades).
- Garantizar que su personal con acceso a los Datos esté sujeto a obligaciones de confidencialidad.
- Asistir al Responsable, en la medida razonable, en la atención de solicitudes ARCO de los Titulares (acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad).
- Notificar al Responsable, sin demora indebida y dentro de 72 horas desde su confirmación, cualquier Incidente que afecte los Datos, junto con la información razonablemente disponible para evaluar el impacto.
- Eliminar o devolver los Datos al término del contrato, conforme a la política de retención, salvo obligación legal de conservación.
6. Obligaciones del Responsable
- Recabar el consentimiento legal de los Titulares antes de ingresar sus Datos en la plataforma.
- Mantener actualizada la información de contacto y los derechos de acceso de su personal.
- Atender las solicitudes ARCO de sus Titulares en los plazos legales, utilizando las funcionalidades de export y eliminación que ofrece la plataforma.
- No ingresar datos sensibles, datos de menores de 14 años o datos que excedan las finalidades acordadas, salvo autorización legal expresa.
7. Sub-encargados
El Responsable autoriza a Solus a utilizar los sub-encargados listados en la Política de Privacidad, sección 4. Las altas materiales se comunicarán con al menos 30 días de anticipación y el Responsable podrá objetarlas por razones razonables de protección de datos; en ese caso Solus propondrá una alternativa equivalente o, si no fuera posible, ambas partes podrán terminar el contrato sin penalización por la porción afectada.
Solus celebra con cada sub-encargado acuerdos que aseguran estándares de protección equivalentes a este DPA.
8. Transferencias internacionales
Algunos sub-encargados están ubicados fuera de Chile (EE.UU., UE, Brasil). Las transferencias se realizan con garantías apropiadas (cláusulas contractuales tipo, certificaciones del proveedor o equivalentes admitidos por la legislación chilena vigente). La lista actualizada se publica en la Política de Privacidad.
9. Auditoría
Solus pone a disposición del Responsable, una vez al año y previa solicitud con 30 días de anticipación, un resumen de sus controles de seguridad y la documentación pertinente para verificar el cumplimiento de este DPA. Las auditorías in situ podrán ser acordadas en casos justificados, a costo del Responsable y respetando la confidencialidad de terceros tenants de Solus.
10. Devolución y eliminación al término
A la terminación de la suscripción, Solus pondrá los Datos a disposición del Responsable en formatos estándar (CSV, JSON) por treinta (30) días. Transcurrido ese plazo, los Datos se eliminarán de los sistemas productivos y se purgarán de los respaldos en el ciclo de rotación habitual (máximo 90 días), salvo que la ley exija un plazo mayor de conservación.
11. Limitación de responsabilidad
La responsabilidad de Solus bajo este DPA se rige por las limitaciones establecidas en la cláusula 11 de los Términos y Condiciones, sin perjuicio de las responsabilidades legales que no puedan limitarse.
12. Modificaciones y vigencia
Este DPA se actualiza con la versión publicada al inicio del documento. Las modificaciones materiales se comunican con al menos 15 días de anticipación, conforme a la cláusula 14 de los Términos. La aceptación de los Términos y de la Política de Privacidad durante el registro o re-aceptación constituye aceptación de este DPA.
13. Contacto
Para consultas sobre este DPA o ejercicio de los derechos del Responsable: privacidad@solus.cl.